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Las invitaciones son una parte esencial de cualquier evento, ya sea una boda, un cumpleaños, una fiesta o una conferencia. A través de ellas, se comunica a los posibles asistentes la información relevante sobre el evento, como la fecha, la hora, el lugar y el motivo. Además, las invitaciones son una forma de expresar el estilo, la personalidad y el tono del evento, así como de generar expectación e interés.
Sin embargo, las invitaciones no solo tienen una función informativa y estética, sino también una función estratégica. Son una herramienta para medir el éxito del evento, ya que permiten conocer el número de personas que confirman su asistencia, lo que facilita la planificación y la organización del mismo.
En este sentido, las invitaciones digitales han demostrado tener más índice de respuesta que las tradicionales, es decir, que generan más confirmaciones de asistencia por parte de los invitados. ¿A qué se debe esto? ¿Qué ventajas tienen las invitaciones digitales sobre las de papel? ¿Qué factores hay que tener en cuenta para crear una invitación digital efectiva?
¿Qué son las invitaciones digitales?
Las invitaciones digitales son aquellas que se envían a través de medios electrónicos, como el correo electrónico, las redes sociales, las aplicaciones de mensajería o las plataformas especializadas. Estas invitaciones pueden tener diferentes formatos, como imágenes, vídeos, animaciones o páginas web.
Las invitaciones digitales se han popularizado en los últimos años, gracias al desarrollo de las nuevas tecnologías y a la mayor penetración de Internet y de los dispositivos móviles. Según un estudio de Eventbrite, en 5 años, el 74% de los organizadores de eventos utilizarán invitaciones digitales, frente al 26% que seguirán usando invitaciones de papel.
¿Por qué las invitaciones digitales tienen más índice de respuesta que las tradicionales?
Las invitaciones digitales tienen una serie de ventajas que las hacen más atractivas y eficaces que las tradicionales, tanto para los organizadores como para los invitados. Vamos a ver algunos ejemplos:
- Son más económicas: Las invitaciones digitales suponen un ahorro de costes, ya que no requieren de impresión, papel, sobres, sellos ni envío físico. Además, muchas de ellas son gratuitas o tienen un precio muy bajo. Por ejemplo, en Kolibird.app puedes crear invitaciones digitales personalizadas desde 0,95€ por invitación, rebajando ese precio según aumente el número de invitaciones necesarias.
- Son más ecológicas: Las invitaciones digitales contribuyen a cuidar el medio ambiente, ya que evitan el consumo de recursos naturales y la generación de residuos. Según Eventbrite, el uso de invitaciones digitales evita la emisión de 750 toneladas de CO2 al año.
- Son más rápidas: Las invitaciones digitales se envían y se reciben de forma instantánea, lo que agiliza el proceso de comunicación y de confirmación. Además, se evitan los posibles retrasos o pérdidas que pueden ocurrir con el correo postal.
- Son más prácticas: Las invitaciones digitales se pueden almacenar y consultar fácilmente en el móvil, la tablet o el ordenador, sin ocupar espacio ni perderse. También se pueden compartir y reenviar con un solo clic, lo que facilita la difusión del evento.
- Son más interactivas: Las invitaciones digitales permiten incorporar elementos multimedia, como música, vídeos, animaciones o enlaces, que hacen que la invitación sea más atractiva y dinámica. También se pueden incluir funciones como mapas, calendarios, formularios o botones de confirmación, que mejoran la experiencia del usuario y la respuesta del invitado.
- Son más personalizables: Las invitaciones digitales ofrecen una gran variedad de opciones de diseño, que se pueden adaptar al gusto y al estilo del organizador y del evento. También se pueden segmentar y personalizar los mensajes, para dirigirse a cada invitado de forma individual y cercana.
¿Cómo crear una invitación digital efectiva?
Para aprovechar al máximo las ventajas de las invitaciones digitales y conseguir un mayor índice de respuesta, es importante seguir una serie de consejos a la hora de crearlas:
- Elegir el medio adecuado: Dependiendo del tipo de evento y del perfil de los invitados, se puede optar por enviar la invitación por correo electrónico, por redes sociales, por aplicaciones de mensajería o por plataformas especializadas. Lo ideal es elegir el medio que más se ajuste a las preferencias y hábitos de los invitados, y que garantice una mayor entrega y apertura.
- Cuidar el diseño: El diseño de la invitación debe ser atractivo, original y coherente con el tema y el tono del evento. Se debe elegir una combinación de colores, tipografías, imágenes y elementos gráficos que llamen la atención y transmitan el mensaje deseado. También se debe tener en cuenta la legibilidad y la adaptabilidad a diferentes dispositivos y tamaños de pantalla.
- Incluir la información esencial: La invitación debe contener la información básica sobre el evento, como el nombre, el motivo, la fecha, la hora, el lugar y el nombre del organizador o anfitrión. También se puede añadir información complementaria, como el código de vestimenta, el programa, el menú o las indicaciones de acceso. La información debe ser clara, concisa y ordenada, evitando el exceso de texto o de datos irrelevantes.
- Incluir una llamada a la acción: La invitación debe incluir una llamada a la acción que anime al invitado a confirmar su asistencia, ya sea mediante un botón, un enlace, un formulario o un código QR. Esta llamada a la acción debe ser visible, directa y fácil de usar, para que el invitado pueda responder de forma rápida y sencilla.
- Hacer un seguimiento: Una vez enviada la invitación, se debe hacer un seguimiento de los resultados, como el número de entregas, de aperturas, de clics y de confirmaciones. Esto permite conocer el índice de respuesta y detectar posibles problemas o incidencias. También se puede enviar recordatorios o agradecimientos a los invitados, para reforzar el interés y la fidelidad.
